Lunes, 25 Febrero 2019 13:23

LO QUE SU EMPRESA DEBE CONTROLAR CON UN SOFTWARE DE INVENTARIOS

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Para el óptimo manejo de los inventarios de las empresas, es necesaria la utilización de un sistema de computación que supla todas las necesidades de este sector del mercado, porque como consecuencia de su utilización se verán reflejados los resultados financieros para la Empresa. Un excelente sistema de información de inventarios le permite a la organización mantener los niveles óptimos de inventario, realizar los pedidos de abastecimiento por las cantidades adecuadas en el tiempo exacto para tener la máxima rotación y el minimo monto de inventario obsoleto.

PEDIDO SUGERIDO, UNA FABULOSA HERRAMIENTA PARA LAS EMPRESAS

El sistema de administración de Inventarios debe cubrir todas las operaciones de esta área de la empresa, manejar los pedios de los clientes por los diversos canales que la empresa desarrolla como ventas por mostrador, ventas pos, ventas por mayor a distribuidores, registrar las estadísticas tanto de "Demanda" como de ventas según las parametrizaciones que la dirección de la empresa le defina al sistema, porque con base en las demandas es que se debe aplicar el "Pedido Sugerido" o metodología para elaborar los pedidos a los proveedores de inventario ya sean externos a la entidad o plantas de producción de la misma empresa.

Para generar el pedido sugerido, se debe tener en cuenta los tiempos o ciclos de reposición de cada unos de los proveedores, sus costos y los gastos que implica la logistica para la obtención de la mercancia que la empresa comercializa, teniendo presente aspectos como por ejemplo los pedidos de "Promoción" regularmente no generan estadística de demanda pero si generan estadística de ventas.

Otra característica que el sistema de manejo de inventario debe contemplar es el registro de "Ventas Perdidas" y manejar políticas de administración de demanda para esos eventos. De esta misma forma, debe tratar el caso de las cotizaciones, como afectar o no la demanda, según el origen de la cotización y la dispobilidad o no de los items cotizados.

El pedido sugerido, es la herramienta que le genera al administrador del inventario, la lista de los items que debe pedir, aplicando toda la formulación matemática de la "Teoría General de Inventarios" según el modelo aplicado, obteniendo como resultado el "Lote Óptimo" o cantidad adecuada a pedir al proveedor por cada uno de los items.

Una gran ayuda del software de Inventarios es que disponga de Intercambio electrónico de información con los proveedores y los clientes, porque además de eliminar trabajo manual, genera eficiencia en el tiempo que es un recurso escaso y costoso. El sistema debe permitir acceso a sus clientes, con las restricciones necesarias por su puesto.

Para el manejo de Pedidos de Mayor o ventas a distribuidores se debe contemplar el estado de cartera, categorización de clientes, recepción electrónica de pedidos, asignación, manejo de alistamiento en bodega, facturación y despachos. Como no siempre la empresa dispone de todos los items en todos los pedidos que los clientes solicitan, el sistema de aplicación de inventarios, debe permitir el manejo o administración de los items que quedan pendientes por despachar a los pedidos, aplicando reglas de tiempo de longevidad de esos pedidos, tipos de pedido y realizar de forma automática el proceso de "Asignación de esos pendientes" cuando la empresa tiene inventario disponible, regularmente este proceso de asignación de pendientes por despachar es conocido en el argot del mercado como "Back_Order", el sistema debe asignar la mercancía a esos pendientes, para que se realice el proceso de alistamiento, facturación y despachos.

Otra propiedad que debe manejar el sistema de inventarios es el manejo de múltiples listas de precios de venta, facilitando la generación y actualizacipon de ellas, así como su interacción con los clientes, porque no todas las listas de precios aplican para todos los clientes.

El manejo de las "Ubicaciones Físicas" de la mercancía en las bodegas es un aspecto fundamental que tiene que manejar el sistema de gestión de inventarios y debe realizarlo de la forma más gráfica posible ajustada al diseño exacto de las instalaciones para facilitar a todas las personas poder encontrar un item de manera fácil con solo ver la pantalla y luego desplazarse fisicamente por las bodegas.

El manejo de la ficha del Producto debe ser lo más completo y adecuado a la empresa, que los nombres de los campos esten definidos exactamente de acuerdo a la tropicalización de la region donde la empresa opera el sistema.

Por disposiciones fiscales y por normatividad de la empresa se debe realizar "Inventario Físico" a las bodegas que es el proceso de comparar fisicamente la existencia real contra el registro lógico. Estos Inventarios físicos el sistema debe permitir realizarlos períodicamente o aleatoriamente, de tal forma que se ejecuten los conteos, se apliquen las comparaciones y se genere el ajuste por las diferencias, más las herramientas para que auditoría haga las validaciones de los conteos del inventario.

El SOFTWARE DE INVENTARIOS de  ECAS cumple y aplica completamente las necesidades de manejo y administración de Inventarios.

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